המדריך לבניית האירוע המושלם

 
נראה תמיד כאילו תכנון אירוע זה סיפור גדול ומסובך. אך למעשה, כמו כל דבר, ברגע שמפרקים אותו לשלבים רואים שהוא דווקא מאוד פשוט. להלן המדריך לבניית אירוע.


שלב מס' 1: בחרו מקום – גן או אולם? מסעדה או חצר?


השלב הראשון בבניית האירוע המושלם שלכם הוא בחירת מקום. בבחירת המקום כמובן יש להתחשב בכמות האורחים הצפויה. אם מדובר באירוע צנוע של פחות ממאה איש, ייתכן ותרצו גם לבחור מקום צנוע, ולא גן אירועים שיכול להכיל עד 600 אנשים. בכל מקרה, בחרו את מקום האירוע המועדף עליכם, הן מבחינת מיקומו הגיאוגרפי והן מבחינת עיצובו ומחירו. שימו לב כי זהו תהליך אשר לוקח זמן ולא קורה ביום אחד, ולכן השאירו לעצמכם זמן רב יחסית לבחינת מקומות נוספים ככל האפשר.


שלב מס' 2: קבעו תאריך


לאחר שהגעתם לידי החלטה לגבי המקום שבו תחגגו את האירוע שלכם, תוכלו לקבוע תאריך. כמובן שיש לבדוק עם מקום האירוע האם אכן ניתן לקיים את האירוע בתאריך המבוקש. בדקו היטב שהתאריך בו אתם מעוניינים מתאים לכם וגם – וזה חשוב מאוד – מתאים לאורחים שלכם, או לפחות לרובם.


שלב מס' 3: כתבו ליין אפ בסיסי לאירוע


השלב השלישי הוא כתיבת ליין אפ בסיסי לאירוע, על מנת שתוכלו לציין לעצמכם מהם הדברים אותם יש לארגן ולסגור לפני האירוע – כמו למשל תקליטן, צלם, להקה, קייטרינג לאירועים, עיצוב, בגדים וכדומה.


שלב מס' 4: מה יאכלו ויישתו האורחים?


הזמנת חברת הקייטרינג לאירועים היא תמיד עניין שנראה מסורבל מאוד, אך בפועל הוא מאוד פשוט. אתם מוזמנים לקבל המלצות שונות – מחברים או באינטרנט – על חברות שונות המעניקות שירותי קייטרינג לאירועים. לאחר סבב טעימות קצר תוכלו להבין במהירות מהי חברת הקייטרינג האהובה עליכם.


שלב מס' 5: השכרת שירותים נלווים – צלם, תקליטן, מעצב וכו'


כעת הגיע שלב הבחירות וההחלטות: אנו ממליצים לכם להיעזר בבעלי הניסיון – בחברים ובמכרים אשר התנסו כבר בבעלי מקצוע מסוימים והיו מרוצים מהם (או להפך...) ויכולים לעזור לכם לקבל את ההחלטה הנבונה.